Šta je POS sistem? Kako funkcioniše i zašto je važan za poslovanje?

Svi koji su pokrenuli sopstveni posao znaju koliko je zahtjevno i opterećujuće pratiti svaki proces i koliko je teško imati jasnu informaciju gdje „škripi" u svakom trenutku.

Stvari se ubrzano mijenjaju. Zahtjevi tržišta postaju sve složeniji kako ono raste. Krajnji korisnik sada jasno zna šta hoće i nema strpljenja za bilo kakve propuste sa naše strane.

Javlja se potreba za razvojem tehnologije koja bi pojednostavila interakcije i učinila da budemo što efikasniji. U moru informacija njihova koherentnost i mogućnost da ih imamo uvijek dostupne je najbitnija.

Tu u prvi plan dolazi POS sistem (point of sale).

POS sistem najprostije možemo definisati kao kombinaciju hardvera i softvera pomoću koje se vrši prodaja neke usluge ili proizvoda, ali moderan POS je mnogo više od toga.

U ovom tekstu ćemo objasniti:

1. Šta je POS sistem i od čega se sastoji
2. Kako funkcioniše POS sistem
3. Prelazak sa fiskalnih kasa na POS sisteme
4. Prednosti POS sistema
5. Vrste POS sistema
6. Kako funkcioniše POS sistem za ugostiteljstvo
7. Kako funkcioniše POS sistem za trgovine
8. Najčešća pitanja o POS sistemima

1. Šta je POS sistem i od čega se sastoji

Kada čujemo „POS", greškom pretpostavimo da je to onaj uređaj preko kojeg kasiri ili konobari provuku platnu karticu kako bi naplatili uslugu ili proizvod.

Iako to jeste njegov mali dio, POS sistem je daleko više od toga. To je sistem koji spaja sve informacije iz različitih djelova poslovanja i od njih pravi jasan i upotrebljiv rezultat.

POS sistem je veza između krajnjeg korisnika i vlasnika, poslovođe i prodavca.

Moderan POS sistem se sastoji iz hardverskog i softverskog dijela koji su integrisani i omogućavaju korisniku praćenje procesa poslovanja.

Hardverski dio POS sistema

Hardverski dio POS sistema obično obuhvata:

• neku vrstu računara
• printer na kom se štampaju fiskalni računi i fakture
• dodatnu opremu

Hardverski dio je jako raznolik i u potpunosti prilagodiv potrebama i obimu poslovanja.

Na primjer, veće kompanije koje izdaju veliki broj računa najčešće koriste Windows ili Mac računare i na njih spajaju printere. Manje kompanije sa ograničenim poslovnim prostorom ili sa prioritetom mobilnosti često koriste male prenosive uređaje.

Na tržištu su trenutno veoma prisutni Android uređaji koji izgledaju kao pametni telefoni sa integrisanim printerom.

Specifičnost djelatnosti donosi i specifičnu dodatnu opremu, pa često imamo:

• barkod skener za brzo kucanje artikala u marketu, kako se ne bi stvarali redovi nezadovoljnih mušterija
• kuhinjski displej za komunikaciju konobara i kuvara u većim restoranima, kako bi hrana brže dolazila do gosta
• uređaje sa baterijom veće autonomije za trgovce na terenu, kako ne bi morali često razmišljati o punjenju uređaja
• samouslužne kioske u restoranima brze hrane kako bi se smanjile gužve na kasi

To su samo neki od primjera koji pokazuju koliko je hardver POS sistema danas specijalizovan i prilagođen potrebama korisnika.

Softverski dio POS sistema

Softverski dio je mozak POS sistema. On je zadužen za sve procese u POS sistemu.

Najčešće se sastoji od dva dijela:

• backoffice dio
• prodajni dio

Backoffice dio

Backoffice dio je upravljački dio namijenjen poslovođama i kroz njega se obavlja:

• upravljanje artiklima (cjenovnici, šifre ili barkodovi, poreske stope, nazivi)
• vođenje zaliha robe (prijem i otprema robe, kalkulacije, materijalno knjigovodstvo)
• upravljanje zaposlenima (radni časovi, smjene, obračun plata, privilegije)
• dobijanje izvještaja i analitika (izvještaji o prometu po raznim kategorijama)
• CRM (upravljanje svim interakcijama i odnosima sa sadašnjim i potencijalnim klijentima, sa ciljem povećanja prodaje i rasta poslovanja)
• integracija sa aplikacijama za dostavu, računovodstvenim sistemima itd.

Prodajni dio

Prodajni dio softvera koriste prodavci, konobari i kasiri.

Njegove glavne funkcije su:

• prometovanje robe (prodaja, avansiranje, poništavanje računa, predračuni, fakture, e-fakture)
• fiskalizacija računa

2. Kako funkcioniše POS sistem

Moderni POS sistem funkcioniše kao integrisana platforma koja povezuje hardver (računare, ekrane, barkod skenere, termalne i obične štampače, fioke za novac, prenosive uređaje itd.) sa softverom.

Tokom prodaje artikli se identifikuju skeniranjem barkodova, unosom posebnih šifri ili pritiskom na dugmad za artikle. Softver zatim primjenjuje predefinisane cjenovnike, poreske stope i popuste, ažurira stanje zaliha u realnom vremenu i šalje nalog za izdavanje fiskalnog računa.

U pozadini softverski dio prati sve te transakcije, zbog čega se u svakom trenutku mogu kreirati razni izvještaji i upravljati velikim brojem poslovnih procesa.

POS sistemi se mogu integrisati sa sistemima za planiranje resursa, računovodstvenim softverom, CRM-om, programima lojalnosti i e-commerce platformama.

3. Prelazak sa fiskalnih kasa na POS sisteme – cloud kao spas

U posljednje vrijeme, posebno nakon elektronske fiskalizacije u regionu, došlo je do masovne upotrebe POS sistema i postepenog nestanka klasičnih fiskalnih kasa.

Računari i Android fiskalne kase zamijenili su stare kase i omogućili mnogo više od pukog evidentiranja prodaje.

Danas POS sistemi prate veliki broj poslovnih procesa.

Još jedan veliki trend je prelazak POS sistema na cloud rješenja.

Cloud POS sistem je sistem koji sve svoje podatke čuva na internetu i kojem možemo pristupiti sa bilo kog uređaja koji ima internet.

Sve informacije iz cloud POS sistema možemo dobiti u realnom vremenu, sa bilo kog mjesta i u bilo kom trenutku. Čak i ako uređaj koji trenutno koristimo prestane da radi, dovoljno je uzeti novi i svi podaci ostaju sačuvani, a mi rad nastavljamo gdje smo stali.

4. Prednosti POS sistema

U sljedećoj tabeli su izlistani konkretni primjeri za samo neke prednosti POS sistema:

5. Podjela POS sistema po namjeni

Prije 20 godina gotovo svi su koristili iste fiskalne kase, bez obzira na djelatnost.

Danas je situacija potpuno drugačija.

POS sistemi su često razvijeni specifično za određenu industriju.

Na primjer:

• frizerski salon – mali Android uređaj sa integrisanim printerom
• kafe bar – računar sa ekranom osjetljivim na dodir otporan na vodu
• veliki marketi – višelinijski barkod skeneri i brzi softver

Zbog različitih potreba korisnika, POS sistemi su postali visoko personalizovani.

Najčešće se dijele na:

• POS sisteme za ugostiteljstvo
• POS sisteme za trgovinu

6. POS sistemi za ugostiteljstvo

POS sistemi za ugostiteljstvo su svojim hardverom i softverom optimizovani za što brže procesuiranje porudžbina i bolju komunikaciju između osoblja.

Hardver u ugostiteljstvu

Hardver u ugostiteljstvu obično uključuje:

• all-in-one računar sa ekranom osjetljivim na dodir
• printer za račune
• kuhinjski printer
• printer za šank
• terminale za kartična plaćanja
• kuhinjski ekran
• tablete za udaljene porudžbine
• čitače konobarskih kartica

Hardver za ugostiteljstvo je često otporan na vodu, prašinu i oštećenja zbog velike frekvencije korištenja.

Softver u ugostiteljstvu

Softver je napravljen za brzinu i preglednost.

Prodajni dio softvera često ima:

• grafički prikaz rasporeda stolova podijeljen u reone
• velike dugmiće sa slikama proizvoda
• podjelu proizvoda po kategorijama
• jasno izdiferencirana dugmad za najčešće akcije

Backoffice dio softvera obično uključuje:

• upravljanje artiklima i cijenovnicima
• upravljanje zalihama
• upravljanje sastojcima hrane i pića
• napredne izvještaje o prometu
• CRM funkcije

7. POS sistemi za trgovine

POS sistemi za trgovinu optimizovani su za:

• velike baze artikala
• veliki protok kupaca
• brzo evidentiranje prometa

Hardver za trgovine

Najčešće uključuje:

• računar
• printer za račune
• barkod skener
• A4 printer za veleprodajne fakture
• fioku za novac
• vage
• terminale za kartična plaćanja

Softver za trgovine

Softver je pregledan i optimizovan za brzo očitavanje artikala.

Backoffice dio softvera obično ima:

• upravljanje artiklima i cijenovnicima
• upravljanje zalihama
• prijemnice i otpremnice
• napredne izvještaje
• CRM
• bazu dobavljača

U ovu kategoriju spada više vrsta POS sistema, kao što su:

• mali POS sistemi za uslužne djelatnosti
• POS sistemi za veleprodaje
• sistemi za e-fakture

8. Najčešća pitanja o POS sistemima

Da li je POS sistem isto što i fiskalna kasa?

POS sistem je, između ostalog, i fiskalna kasa. Pored te funkcije ima mnogo dodatnih mogućnosti koje omogućavaju praćenje procesa prometovanja robe i usluga.

Da li POS sistem može funkcionisati na mom računaru ili pametnom telefonu?

Softverski dio POS sistema je često multiplatformski i može raditi na:

• Windows računarima
• Mac računarima
• Android pametnim telefonima

Šta je e-fiskalizacija?

E-fiskalizacija u Srbiji i Crnoj Gori podrazumijeva slanje svih prometovanih računa sa vaših POS sistema na server Poreske uprave kako bi se tamo validirali i fiskalizovali.

Treba li mi internet da bi POS sistem funkcionisao?

Zbog e-fiskalizacije internet konekcija mora postojati na POS sistemu.

Ne morate biti stalno online jer većina sistema ima offline mode, ali internet mora biti dostupan barem jednom dnevno radi sinhronizacije sa Poreskom upravom.

Koliko košta POS sistem?

POS sistem se sastoji od hardvera i softvera.

Najčešće cijene su:

Hardver:

• najjeftiniji Android uređaji: oko 250 €
• napredniji sistemi: nekoliko hiljada eura

Softver:

• 12–20 € mjesečno za trgovine
• 25–50 € mjesečno za ugostiteljstvo

O čemu treba voditi računa pri kupovini POS sistema?

Treba obratiti pažnju na:

• garanciju na hardver
• licenciran softver koji prati zakonske regulative
• reputaciju kompanije koja prodaje POS sistem
• cloud funkcionalnost
• kvalitet tehničke podrške

Koliko je teško naučiti rad na POS sistemu?

Rad na POS sistemu ne bi trebalo da bude zahtjevan.

Cilj proizvođača je da softver bude intuitivan i lak za korištenje.

Obuka obično traje:

• oko 30 minuta za backoffice dio
• oko 20 minuta za prodajni dio

Želite da saznate više o tome kako POS sistem može unaprijediti vaše poslovanje? Pogledajte Konty za ugostiteljstvo ili Konty za trgovinu.